Referat fra markedsdialog om udbud af driftskontrakt på grønne ude- og fritidsarealer, vintertjeneste og vejvedligehold

Formålet med markedsdialogen var at få et input til det kommende udbud og dermed at sikre, at udbudsmaterialet får et indhold og en kvalitet, som gør det attraktivt for markedet. Herunder at udbuddets krav er afvejet og proportionale med formålene.

Referat fra markedsdialog om udbud af driftskontrakt på grønne ude- og fritidsarealer, vintertjeneste og vejvedligehold mm. i Greve Kommune.

Formålet med markedsdialogen var at få et input til det kommende udbud og dermed at sikre, at udbudsmaterialet får et indhold og en kvalitet, som gør det attraktivt for markedet. Herunder at udbuddets krav er afvejet og proportionale med formålene.

Dialogen blev afholdt i marts 2021 og Ordregiver havde udvalgt nedenstående virksomheder til individuelle dialogmøder: 

  • Gottlieb
  • Grøn Vækst
  • Forstats
  • OKNygaard 

Hovedtemaer i markedsdialogen: 

Kontraktindhold, kontraktlængde og kontraktvolumen
Ordregiver ønskede at drøfte muligheden for at tilføje nye opgaver til driftskontrakten, herunder rottebekæmpelse, flytteydelser, rengøring, strandrensning m.fl.

Dialogen viste, at markedet generelt ser positivt på større volumen, men at det er vigtigt at skelne mellem leverandører som er funderet i ’grønne opgaver’ og virksomheder som er funderet i FM-relaterede ydelser. Ændring og tilføjelser i opgaveporteføljen kan betyde enten et ændret felt af tilbudsgivere fra overvejende anlægsgartnerbaserede virksomheder til virksomheder med et speciale i FM-ydelser. Alternativt vil det betyde, at anlægsgartnervirksomhederne må antage fordyrende underleverandører for at løse de mere FM-relaterede opgaver i driftskontrakten.

Markedet er generelt interesseret i længere kontrakter, dvs. kontrakter som løber 6 år eller mere. Gerne med optioner som gensidigt kan opsiges. 

Udbudsform
Virksomhederne har mest erfaring med offentlig og begrænset udbud. På møderne blev det efter ordregives ønske drøftet om udbud med forhandling kan anvendes som udbudsform. Ikke alle havde erfaring med processen, men der blev udtrykt ønske om, at en evt. forhandling ikke reduceres til et prispres, men handler om muligheden for at optimere krav i udbudsmaterialet og leverandørens kvalitative tilbud.

Tildelingskriterier - Pris og kvalitet
På møderne blev det drøftet, hvad der skal lægges vægtningen i tildelingen af kontrakterne. Der blev fremført både ønske om, at Ordregiver udelukkende tildeler på pris på baggrund af specifikke krav til udførelse og kvalitet, mens andre ønskede kvalitativ evaluering, hvor tilbudsgivers caseløsning eller opgaveopgaveløsning bliver vurderet.

Samarbejde og incitamenter
Der var generelt et ønske om tæt samarbejde især i opstartsfasen, hvor det handler om at ’finde hinanden’. Men ikke nødvendigvis en samarbejdsform som er knyttet op på nogle meget specifikke krav i en kontrakt.

Ordregiver ønskede at drøfte muligheden for at indskrive KPI’er, bonusordninger og deling af effektiviseringsgevinster. Markedet er generelt forbeholden overfor krav om effektiviseringer, idet det den mest effektive leverandør allerede har prissat løbende optimering i det afgivne tilbud. Såfremt at Ordregiver fremsætter krav om effektivisering, ønsker markedet at gevinsterne geninvesteres i kontrakten i form af tilkøb og nye projekter.

Kravspecifikation/kvalitetsbeskrivelser
Generelt foretrækker markedet detaljerede mindstekrav for at undgå misforståelse og forskellige forventninger til kvaliteten. Dog er det også vigtigt at skelne mellem opgaverne. Nogle opgaver egner sig bedst til tilstandskrav, mens f.eks. renhold og tømning af skrald egner sig bedst til frekvens (udførselskrav). 

Grønne krav
Ordregiver ønskede input til, hvordan der kan arbejdes med grøn omstilling evt. over en årrække i kontraktperioden.

Virksomhederne tilkendegav, at de er positivt indstillet, men at konkurrencesituationen gør, at man vanskeligt kan investere i grønne tiltag uden merpris for ordregiver. Såfremt ordregiver ikke er indstillet på merpris bør grønne tiltag være obligatoriske for alle bydere og overvejende af en karakter som er markedskonform, dvs. tilgængelig i dag uden større omkostninger og produktivitetstab.

Vurderingen er, at de over tid i kraft af udvikling af ny teknologi og billigere værktøj/maskiner vil kunne implementeres grønne tiltag.

Sociale klausuler
Virksomhederne tilkendegav, at de er vant til krav om sociale klausuler og Ordregiver bør sikre at kravet om lærlinge og praktikanter harmonerer med opgaven samt at antallet af beskæftigede under særlige vilkår står mål med øvrige medarbejdere.

Implementering/mobilisering
Ordregiver ville gerne vide, hvor lang tid, der bør afsættes til opstart og etablering. Hertil var svaret 3-6 måneder, idet der skal rekrutteres personale og evt. etableres ny lokation.

I den forbindelse blev det drøftet om Greve Kommunes materielgård bør indgå i aftalen. Det var der forskellige holdninger til. Nogle ønsker det lokale placering, mens andre ønsker opgaveløsning fra eksisterende lokationer.